Hoe gaat het proces van bestuurlijk aanbesteden in zijn werk?
De gemeenten hebben ervoor gekozen om niet op de klassieke manier te onderhandelen met aanbieders. Bij bestuurlijk aanbesteden gaan de gemeenten en de zorgaanbieders met elkaar in gesprek over de te leveren diensten. De samenwerkende gemeenten kunnen niet apart onderhandelen met alle betrokkenen zorg- en welzijnsaanbieders, daarom wordt gebruik gemaakt van een methode waarbij:
Digitaal iedere geïnteresseerde partij kan meepraten en voor iedereen transparant is hoe het proces verloopt. Deze pagina Toekomst sociaal domein wordt gebruikt als het informatie- en contactpunt voor de onderhandelingsprocedure met alle betrokkenen.
Door middel van een selectiemethode wordt een goede vertegenwoordiging van alle zorgaanbieders aan de fysieke overlegtafel uitgenodigd. Hier kunnen de gemeenten en betrokkenen voorstellen en de gang van zaken met elkaar bespreken. Zij bespreken bijvoorbeeld eigen voorstellen, maar ook voorstellen van partijen die niet aan tafel zitten, maar digitaal voorstellen hebben gedaan.
Fysieke en virtuele overleggen
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een fysieke en digitale overleggen om zo slagvaardig te kunnen werken. Met de digitale overlegtafel wordt een gemeenschappelijk overleg van alle deelnemende partijen bedoeld via de website. Met de fysieke overlegtafel een selectie van de gemeenschappelijke overlegtafel. Iedereen neemt deel aan de digitale overlegtafel, maar niet iedereen is aanwezig bij de fysieke tafel. In de gesprekken aan de fysieke tafel zullen de deelnemers ook elkaars concurrenten (kunnen) zijn.
De gemeenten streven volledige mededinging na door alle partijen in de gelegenheid te stellen om het beste aanbod te kunnen doen. Dit doen zij door alle relevante informatie die vrijkomt naar aanleiding van de gesprekken aan de fysieke tafel op de website ter beschikking te stellen zodat alle geïnteresseerde partijen die een aanbod willen doen hier kennis van kunnen nemen.
NB aanvulling 17-08-2015: overleg via de digitale overlegtafel gaat als volgt in zijn werk. De gemeenten informeren dienstverleners met alle relevante documenten via de website www.lansingerland.nl/toekomstsociaaldomein. Dienstverleners kunnen hierop reageren via het emailadres toekomstsociaaldomein@lansingerland.nl.
Selectie voor de fysieke ontwikkeltafel
Aan de fysieke ontwikkeltafel neemt een selectie van alle geschikte partijen deel. Het is van belang om diversiteit en representatie van de aanbieders en aanbod te selecteren. Het gaat er om objectieve criteria vast te stellen en deze te koppelen aan peildatum. Na verloop van tijd kan het immers gebeuren dat op basis van die criteria de aanbieders die in aanmerking komen voor de fysieke overleg tafel wijzigen.
Aan de fysieke overlegtafel wordt onderhandeld over de resultaten van “toegang”, “algemene voorzieningen” en “maatwerk voorzieningen”. Aanbieders op elk van de resultaten dienen dan ook vertegenwoordigd te zijn. Om een representatieve vertegenwoordiging van aanbieders te hebben moet men grote en kleine partijen in de regio aan tafel hebben. Omvang kan op verschillende manieren gemeten worden. Denk dan aan criteria als absolute omzet van de organisatie of relatieve omzet in de regio, aantal cliënten in de gemeente of regio, aantal dagdelen van dienstverlening.
Daarnaast kan ook het aanbod en de doelgroep bepalend zijn om deel te nemen aan de fysieke tafel. Zo kan men van elke partij die representatief is op de criteria een organisatie selecteren, die kan deelnemen aan de fysieke tafel. Mogelijk vallen grote aanbieders in meerdere vlakken, waarmee de omvang van de selectie beperkt blijft.
Er is een selectie gemaakt op basis van doelgroep, omvang en locatie. Daarnaast kunnen deelnemers worden geselecteerd omdat zij, bijvoorbeeld op basis van hun expertise of aantal cliënten in de regio, naar mening van de gemeenten extra toegevoegde waarde kunnen bieden. Gedurende de looptijd van het contract kan de omvang van een partij wijzigen, daarom kan besloten worden de selectie elk jaar te laten plaatsvinden. Ook zal een mogelijkheid worden opgenomen dat de inhoudelijke criteria voor selectie in de loop der tijd kunnen wijzigen.
De gemeenten zijn gezamenlijk gekomen tot de volgende selectie van aanbieders:
| Activisie | Florence | Fonteynenburg | SWZ Zorg |
| Gemiva | Topaz | Humanitas DMH | Impegno |
| WMO Maatwerk | Laurens | Leger des Heils | Limor |
| Middin | Parnassia | Pieter van Foreest | De Vierstroom |
Het kan zijn dat de samenstelling van deze vertegenwoordiging wijzigt voor 2018, om ook andere aanbieders een kans te geven te participeren aan de fysieke overlegtafel.
Basisovereenkomst Bijeenkomst Decentralisaties
Er wordt allereerst een basisovereenkomst opgesteld. De basisovereenkomst is als een paraplu, die boven alle overeenkomsten in het sociale domein die bestuurlijk worden aanbesteed, hangt. De paraplu geeft regels voor interactie en bevat daarom ‘regels’ voor communicatie en overlegstructuren, besluitvorming, minimale kwaliteitscriteria, toetreding- en uittredingsbepalingen, sancties, etc.
Deelovereenkomsten
- Vervolgens worden deelovereenkomsten opgesteld die bijvoorbeeld betrekking kunnen hebben op de maatwerkvoorzieningen en de algemene voorzieningen. Dit gaat als volgt in zijn werk:
- Alle partijen kunnen een voorstel voor de deelovereenkomst indienen of een signaal afgeven via de website.
- De gemeenten agenderen voorstellen en signalen voor de fysieke overlegtafel.
- Deelnemers aan de fysieke overlegtafel bespreken de voorstellen en signalen en werken deze, voor zover mogelijk, uit in ‘voorlopige voorstellen’ voor besluitvorming.
- De ‘voorlopige voorstellen’ publiceren wij op deze website. Dienstverleners kunnen hierop via de mail reageren.
- Op basis van digitale input besluit de fysieke overlegtafel (of de gemeenten) een ‘voorlopig voorstel’ om te zetten in een ‘uitgewerkt voorstel’.
- De fysieke overlegtafel legt het ‘uitgewerkte voorstel’ voor aan de gemeenten. Zijn de gemeenten akkoord, dan nemen zij het voorstel aan. Zijn de gemeenten niet akkoord, dan eindigt het besluitvormingsproces hier.
- Dienstverleners besluiten wel of niet het voorstel dat de gemeenten hebben aangenomen ook aan te nemen. De dienstverleners die dat wel doen, gaan het voorstel ook uitvoeren. De dienstverleners die dat niet doen, niet.